中華電信hiBox 企業e化新寵
萬惠雯
2004/11/15 第451期
好棒-方便穩定,價格合理又可防垃圾信件。 好棒-輕鬆管理,傳遞重要信件安全又可靠。
成立十二年的永嘉旅行社,「悠遊台灣yoyoTaiwan」是公司的標誌,在同業的眼中,永嘉算是國內旅遊產品開發的先鋒,在國人還沒有前進綠島觀光時,永嘉旅行社即率先研究綠島的景點特色,開發出如今頗受好評的綠島旅遊線,在國內,永嘉旅行社主要走生態旅遊和社區旅遊路線,例如今年過年,永嘉旅行社即規劃九二一的重建社區,以「文化村」的方式將當地最質樸、最自然純真的一面介紹給台灣民眾,約有三十位員工的永嘉旅行社,十幾年來帶給許多人有深度的假期時光。

支出減少效果大

但隨著旅行業者紛紛開始e化,永嘉旅行社也開始一步步建構電子商務的基礎,其中最基本也最急迫性的,就是考慮企業電子信箱的租用,永嘉旅行社網路部執行長林宜賢表示,「我來公司後,第一步就覺得公司應該有企業電子信箱」,他毫不考慮就向中華電信申請了hiBox企業信箱服務。

以往,永嘉旅行社沒有用電子郵件聯絡事物的習慣,接客戶的訂單或確認出團訊息,都用傳統的聯絡方式,一次次的電話確認、傳真確認或是口頭交代,不但費時,更是浪費電話費,「這種狀況,一定要馬上改變」,導入hiBox電子信箱後,節省了不少溝通成本和企業支出成本,對於中小型企業而言,建構信箱的成本也是很重要的考慮因素。

「以我們公司的規模而言,自己架郵件伺服器主機可能負擔太大,也沒有硬體維護的人員,所以使用hiBox企業信箱是最經濟也最有效的方法」,同事們用起來也很順手,在防堵垃圾信件方面,hiBox最近也推出了防垃圾信件的服務,對公司的MIS人員來說,可省去不少麻煩。

網路管理受青睞

在公司還沒有專屬的企業信箱之前,員工間的聯絡都是用書面或口頭告知,一些公文或文件的傳遞要印給每一位員工,若文件資料有改變,「又要重新再印一次給全部同事」,往往同一事物的交辦,來來回回要印好幾次,非常浪費公司的成本,同事間口頭交辦的事情也很容易忘記,有了企業電子信箱後,「發文的同事一次就發給全部的人,有修正也以電子郵件告知」,減少不必要的管理成本。

在還沒開始使用中華電信hiBox企業信箱服務前,永嘉旅行社也有一段時間用免費的電子信箱來與客戶溝通,「但我們還是希望公司的e-mail address有公司的名字,增加公司的識別性,而且,免費的電子信箱所發送的郵件,客戶可能會擔心病毒的問題而不敢開啟」,為了免除客戶的疑慮,公司則統一使用hiBox企業信箱;更何況hiBox還提供郵件掃毒服務,對客戶或公司都可以安心收發信。

但在如今競爭激烈的旅遊業,使用hiBox企業信箱只是永嘉旅行社最基本的電子建設,為了在產業裡更有競爭力,林宜賢表示,「會用中華電信也是因為公司後續e化動作的考量,未來我們還要陸續導入中華電信主機租用與代管的服務,還有付款匣道機制的服務,整體一套的網路管理,對公司而言方便許多」。

除了旅行業因應時代趨勢,邁向e化腳步強化競爭外,業務據點擴及兩岸三地的紡織品貿易商紡城興業,香港為其公司主要的業務據點並負責接受訂單,台灣及大陸都設有工廠生產,台灣公司也負擔了生管、財務等行政工作,作為一個三角貿易商,台灣公司與香港公司、大陸公司的文件往來,一向都非常依賴電子郵件的傳遞。

今年初,紡城興業想替換掉現有的公司電子信箱,經過比較後,決定採用中華電信的hiBox企業信箱服務,紡城興業藍慧真小姐表示,「與先前租用的電子信箱服務相比,hiBox最方便的地方是,公司要申請增加或刪減電子信箱,只要上網登錄就OK」,以前,當公司有新進員工或有員工離開,要增加或刪除電子信箱時,「要先打電話給客服,再填一大堆表格,蓋章,再傳真給之前我們租用信箱的公司,手續真的很繁複,而要隔一天申請才會生效」,這一點讓負責類似業務的藍小姐感到非常不便。

藍小姐說當初會選擇中華電信hiBox,「我最主要的考量是在於它的便利性、容量大,在價錢上面也比較便宜一些」,另外,對貿易商而言,確保文件準確傳送到其它公司是相當重要的,用了hiBox之後,若信件沒有成功寄送出去或對方沒有收到,「系統會告知我寄出去的信件有問題」,這一點讓公司同事即使以e-mail傳遞重要訊息,也心安了許多。

hiBox 7大功能的郵件信箱

1、企業專屬領域名稱(Domain Name): 以企業專有領域名稱作為企業識別標誌,有別於坊間之免費郵件信箱。 2、企業電子郵件管理者服務: 透過hiBox服務網站,你不用是電腦工程師,就可簡單地管理,線上新增、刪除或更改使用者設定,簡單又輕鬆。 3、企業電子郵件使用者服務: 使用者可以使用OutLook/OutLook Express或透過網頁郵件收發信件;亦可於網頁上進行更改密碼,檢查信箱容量大小,個人信件過濾等設定。 4、智慧型垃圾郵件過濾: hiBox對於常見垃圾郵件以系統自動判別,將這類郵件暫放在特定資料夾中,系統自動判別規則部份,每天收集來自全球垃圾郵件,自動產生最新判別規則。 5、hiBox提供掃毒之系統服務: 每封進入hiBox的郵件都經過掃毒,讓您收發信件不擔心郵件中毒。 6、hiBox具備安全機制之系統服務: 採用SSL安全機制以及不同權限管理設定,企業不用擔心資料安全問題;並提供線上掃毒服務。 7、與個人通訊錄結合,提供簡訊發送及傳真功能: --可自動帶出個人或群組手機號碼 --可立即或預約傳送 --預約/發送紀錄查詢 hiBox 有-無-與-倫-比-的-訊-息-信-箱 1、結合上述郵件信箱優點,再升級提供隨身訊息服務。 2、單一識別電話號碼 / 傳真號碼。 3、隨時隨地利用電子郵件收取傳真,不再依賴傳真機。 4、可以自然語音讀出中英文電子郵件。 5、可利用電子郵件聽取留言。 6、任何新的訊息(傳真、郵件或語音留言)進入您的信箱,您可即刻得到簡訊的告知。 *更多hiBox資訊,請洽詢中華電信服務電話0800-080-365* hiBox網站:www.hibox.hinet.net ◎好康優惠 即日起至2004年12月31日止, 可以月繳464元超優惠價格(原價$580╱月)享有 企業信箱訊息服務hiBox--創業包 (50MB郵件信箱五個+50MB訊息信箱傳真型乙個)。 ◎公司:永嘉旅行社有限公司 產業別:旅行業 員工人數:約三十人 三角貿易商最愛